Con la finalidad de garantizar la funcionalidad y operatividad eficiente del Archivo Nacional a través de los años, el Registro Público de Panamá adquirió un Software de Gestión Documental, conocido como ARCHIDOCS.

Hernando Carrasquilla indicó que en busca de adaptar al Archivo Nacional a los nuevos tiempos y contar con los últimos avances tecnológicos, se adquirió desde septiembre de 2013 el nuevo Software de Gestión Documental. Destacó que este nuevo sistema ha sido utilizado en España y Colombia, con excelentes resultados.

Manifestó que este sistema integral cumple con los criterios técnicos y objetivos archivísticos más adecuados que garantizan la funcionalidad y operatividad para la digitalización de los documentos históricos que reposan en el Archivo Nacional.  

Carrasquilla explicó que al concluir con este proceso, el usuario podrá ver todos los documentos ordenados y digitalizados, sin necesidad de utilizar los originales, lo que permite que esta documentación no se desgaste por la continua manipulación y además podrán ver toda la descripción de cada una de las consultas que realicen. Adelantó que se trata de un proceso largo y cuidadoso, pero al momento ya se ha descrito más de 5 mil documentos, y hay más de 6 mil imágenes digitalizadas. Es un proyecto integral que cumple con los criterios técnicos y objetivos archivísticos más adecuados, los cuales garantizan la funcionalidad y operatividad para la digitalización de los documentos históricos que reposan en el Archivo Nacional.

Este programa trajo consigo la adecuación de la sala de informática, la adjudicación de ocho computadoras, capacitación de personal y la adquisición del software, que además incluye, la creación de un sistema de Información, la gestión de usuarios y fondos, la gestión de archivo administrativo, el funcionalidades de conector Web y las funcionalidades de imágenes.

ARCHIDOCS permite la organización de los fondos, la descripción archivística, la digitalización, la consulta de usuarios en sala, la visualización de imágenes, servicios de reprografía, estadísticas e Informes, la gestión de depósitos, gestión de archivos intermedios, transferencias y gestión de préstamos.